🎓 Faculty of Information Technology (DaiNam University)

HỆ THỐNG QUẢN LÝ TÀI SẢN VÀ PHÒNG HỌP

---

🎨 Project Poster

---

📖 1. Giới thiệu

Platform ERP thông minh - Giải pháp toàn diện cho học phần Thực tập doanh nghiệp

Platform ERP được xây dựng trên nền tảng Odoo mã nguồn mở, tích hợp các công nghệ tiên tiến như AI, Chữ ký số, và Tự động hóa quy trình. Hệ thống cung cấp giải pháp quản lý tích hợp cho:

Tài sản Quản lý vòng đời

Phòng họp Đặt lịch thông minh

Nhân sự Quản lý tổ chức

Văn bản Luồng phê duyệt

✨ Điểm nổi bật

🤖 AI Assistant         → Tạo biên bản, gợi ý thời gian họp tự động
🔐 Chữ ký số            → Phê duyệt điện tử, xác thực người ký
⚡ Tự động hóa          → Quy trình phê duyệt, nhắc việc thông minh
🔗 Tích hợp đa nền tảng → Zoom, Google Calendar, Email

---

🔧 2. Tech Stack

Loại	Công nghệ
Platform
Backend
Frontend
Database
AI
DevOps

---

🧩 3. Tổng quan các Module

📦 3.1. Asset & Meeting Management (dnu_meeting_asset)

Module quản lý tài sản và phòng họp với AI và tự động hóa

🔹 Quản lý Tài sản

Tính năng	Mô tả
📋 Danh mục	Quản lý danh mục, mã tài sản, vị trí, trạng thái
👥 Gán tài sản	Gán cho nhân viên, theo dõi lịch sử gán
🔄 Mượn/Trả	Quy trình phê duyệt tự động, nhắc quá hạn
🔧 Bảo trì	Tạo yêu cầu, phân công kỹ thuật viên, lịch định kỳ
📊 Báo cáo	Dashboard tổng quan, báo cáo chi tiết, thống kê

🔹 Quản lý Phòng họp

┌─────────────────────────────────────────────────────────┐
│  Đặt lịch → Kiểm tra xung đột → Phê duyệt tự động      │
│     ↓              ↓                    ↓               │
│  Calendar      Zoom Link          Email thông báo      │
└─────────────────────────────────────────────────────────┘

Tính năng	Chi tiết
✅ Smart Booking	Kiểm tra xung đột thời gian, gợi ý phòng/khung giờ khác
✅ Approval Flow	Tự động tạo văn bản đến → Phê duyệt → Văn bản đi
✅ Check-in/out	Tự động cập nhật trạng thái, theo dõi sử dụng
✅ Integration	Zoom meeting, Google Calendar, Email notification

🔹 AI Assistant

AI Feature	Công dụng
🤖 Meeting Minutes	Tạo biên bản cuộc họp tự động từ thông tin booking
🕒 Smart Scheduling	Gợi ý thời gian họp dựa trên lịch người tham dự
📝 Agenda Generator	Tạo chương trình họp chi tiết
💬 AI Chat	Trợ lý ảo tư vấn quản lý tài sản/phòng họp
📄 Document Flow	Chuyển biên bản AI thành văn bản chính thức

👥 3.2. Human Resource Management (nhan_su)

Quản lý nhân sự và cấu trúc tổ chức

Tính năng chính

🏢 Cấu trúc tổ chức Đơn vị/Phòng ban Chức vụ/Vị trí Cấp bậc quản lý

📇 Hồ sơ nhân viên Thông tin cá nhân Lịch sử công tác Chứng chỉ/Bằng cấp

🔐 Phân quyền Vai trò người dùng Quyền truy cập Quy trình phê duyệt

📄 3.3. Document Management (quan_ly_van_ban)

Quản lý văn bản với chữ ký số và quy trình phê duyệt tự động

📥 Văn bản đến

graph LR
    A[Tiếp nhận] --> B[Phân loại]
    B --> C{Loại VB}
    C -->|Phê duyệt| D[Chờ ký]
    C -->|Thông thường| E[Xử lý]
    D --> F[Ký số]
    F --> G[Duyệt]
    G --> H[Tạo VB đi]

Loading

Chức năng	Mô tả
📨 Tiếp nhận	Phân loại văn bản đến, gán người xử lý
✍️ Chữ ký số	Ký điện tử với xác thực người ký
📊 Theo dõi	Trạng thái: pending → signed → approved
🔗 Liên kết	Kết nối với booking/lending để phê duyệt

📤 Văn bản đi

Nguồn tạo	Quy trình
🤖 Tự động	Từ văn bản đến đã phê duyệt (mã: PD/2026/xxxx)
✏️ Thủ công	Soạn thảo, duyệt, phát hành (mã: YC/2026/xxxx)

🔄 Workflow tích hợp

Booking/Lending Request
         ↓
   Văn bản đến (YC/2026/xxxx)
         ↓
    Ký số + Phê duyệt
         ↓
   Văn bản đi (PD/2026/xxxx)
         ↓
   Cập nhật trạng thái nguồn

🔗 3.4. Integration & Automation

Tích hợp liên thông giữa các phân hệ

Sơ đồ tích hợp

┌─────────────┐     ┌─────────────┐     ┌─────────────┐
│   Nhân sự   │────▶│  Văn bản    │◀────│  Tài sản    │
└─────────────┘     └─────────────┘     └─────────────┘
       │                    │                    │
       └────────────────────┼────────────────────┘
                            │
                       ┌────▼────┐
                       │   AI    │
                       └─────────┘

Các luồng tích hợp

Luồng	Mô tả
🎯 Asset ↔ HR	Gán tài sản cho nhân viên, lịch sử gán
📋 Meeting ↔ Document	Booking → Văn bản đến → Phê duyệt → Văn bản đi
🤖 AI ↔ Document	Biên bản AI → Văn bản đến → Ký duyệt
📧 Email Notification	Tự động gửi thông báo cho các bên liên quan

---

📸 4. Screenshots & UI Preview

📌 Giao diện trực quan và thân thiện với người dùng

🏢 Asset Management
📋 Danh sách tài sản Grid view với filters Quick search & export Status indicators [Screenshot coming soon]	📝 Chi tiết tài sản Full asset information Assignment history Maintenance logs [Screenshot coming soon]
📅 Meeting Room Management
🗓️ Calendar View Visual booking calendar Conflict detection Drag & drop support [Screenshot coming soon]	✅ Approval Workflow Quick approve/reject Digital signature Status tracking [Screenshot coming soon]
📄 Document Management
📥 Incoming Documents Document list with filters Approval status Digital signature widget [Screenshot coming soon]	📤 Outgoing Documents Auto-generated from approvals Document code: YC/PD Archive & search [Screenshot coming soon]
🤖 AI Assistant Features
🧙 AI Wizard Meeting minutes generator Smart scheduling Agenda creator [Screenshot coming soon]	💬 AI Chat Interface Natural language queries Context-aware responses History tracking [Screenshot coming soon]

---

📊 5. Business Flow Diagrams

💡 Sơ đồ nghiệp vụ chi tiết - Hiển thị trực tiếp trên GitHub/GitLab

🔄 5.1. Asset Lifecycle

flowchart LR
    A[Tạo tài sản] --> B{Trạng thái}
    B -->|Sẵn sàng| C[Sử dụng nội bộ]
    C --> D[Gán cho nhân viên]
    D --> E[Thu hồi / Luân chuyển]
    E --> B
    B -->|Đang mượn| F[Mượn/Trả tài sản]
    F --> B
    B -->|Bảo trì| G[Tạo yêu cầu bảo trì]
    G --> H[Thực hiện/Hoàn thành]
    H --> B
    B -->|Thanh lý| I[Đề xuất / Phê duyệt]
    I --> J[Thanh lý / Ghi nhận]
    J --> K[Đã thanh lý]
    
    style A fill:#e1f5ff
    style K fill:#ffe1e1
    style B fill:#fff4e1

Loading

📝 5.2. Lending Process with Approval

flowchart TD
    U[👤 Người dùng tạo phiếu mượn] --> V[📋 Chọn tài sản + thời hạn]
    V --> W{🔍 Tài sản khả dụng?}
    W -->|❌ Không| X[⚠️ Thông báo không khả dụng]
    W -->|✅ Có| Y[📄 Tạo văn bản đến tự động]
    Y --> Z[📤 Gửi Ban Giám đốc phê duyệt]
    Z --> AA{🤔 Phê duyệt?}
    AA -->|❌ Từ chối| AB[📧 Thông báo từ chối]
    AA -->|✅ Chấp nhận| AC[✍️ Ký số trên văn bản]
    AC --> AD[📋 Tạo văn bản đi + Cập nhật trạng thái]
    AD --> AE[🔄 Đang mượn]
    AE --> AF{📅 Đến hạn?}
    AF -->|✅ Đúng| AG[⏰ Tự động đánh dấu quá hạn + nhắc trả]
    AF -->|❌ Chưa| AE
    AE --> AH[🔙 Trả tài sản]
    AG --> AH
    AH --> AI[✅ Hoàn tất + cập nhật trạng thái tài sản]
    
    style Y fill:#e3f2fd
    style AC fill:#f3e5f5
    style AI fill:#e8f5e9

Loading

🔧 5.3. Maintenance & Automation

flowchart TD
    M[⚠️ Phát sinh sự cố / lịch định kỳ] --> N[📝 Tạo yêu cầu bảo trì]
    N --> O[👷 Phân công kỹ thuật viên]
    O --> P[⚙️ Đang xử lý]
    P --> Q{✅ Hoàn thành?}
    Q -->|❌ Chưa| P
    Q -->|✅ Có| R[📊 Hoàn thành + cập nhật tài sản]
    S[🤖 Cron: Nhắc lịch bảo trì] --> N
    T[🤖 Cron: Nhắc quá hạn mượn] --> AG[📧 Thông báo quá hạn]
    
    style S fill:#fff3e0
    style T fill:#fff3e0
    style R fill:#e8f5e9

Loading

📅 5.4. Meeting Booking + AI + Integrations

flowchart TD
    A1[👤 Người dùng tạo booking] --> A2[📋 Chọn phòng + thời gian + người tham dự]
    A2 --> A3{🔍 Kiểm tra xung đột}
    A3 -->|⚠️ Có xung đột| A4[💡 Gợi ý phòng/khung giờ khác]
    A4 --> A2
    A3 -->|✅ Không| A5[📄 Tạo văn bản đến tự động]
    A5 --> A6[📤 Gửi Ban Giám đốc phê duyệt]
    A6 --> A7{🤔 Phê duyệt?}
    A7 -->|❌ Từ chối| A8[📧 Thông báo từ chối + Hủy booking]
    A7 -->|✅ Chấp nhận| A9[✍️ Ký số trên văn bản]
    A9 --> A10[📋 Tạo văn bản đi + Xác nhận booking]
    A10 --> A11[📧 Gửi email xác nhận]
    A10 --> A12[📅 Đồng bộ sự kiện Calendar]
    A10 --> A13[🎥 Tạo/đính kèm Zoom meeting]
    A14[🤖 Sau cuộc họp: AI tạo biên bản] --> A15[📄 Lưu biên bản làm văn bản đến]
    A15 --> A6
    A16[✅ Check-in/Check-out] --> A17[🔄 Cập nhật trạng thái booking]
    
    style A9 fill:#f3e5f5
    style A14 fill:#e1f5fe
    style A12 fill:#f1f8e9
    style A13 fill:#f1f8e9

Loading

📄 5.5. Document Flow with Digital Signature

flowchart TD
    D1[📥 Văn bản đến] --> D2[📋 Tiếp nhận + phân loại]
    D2 --> D3{🔍 Loại văn bản}
    D3 -->|⚡ Yêu cầu phê duyệt| D4[📝 Booking/Lending/Meeting Minutes]
    D3 -->|📄 Văn bản thường| D5[👥 Phân công xử lý]
    D4 --> D6[⏳ Chờ phê duyệt - Pending]
    D6 --> D7{👔 Ban Giám đốc xử lý}
    D7 -->|✍️ Ký số| D8[✅ Trạng thái: Signed]
    D8 --> D9[🔄 Phê duyệt/Từ chối]
    D9 --> D10{❓ Kết quả}
    D10 -->|✅ Approved| D11[📤 Tạo văn bản đi + Cập nhật nguồn]
    D10 -->|❌ Rejected| D12[📧 Thông báo từ chối]
    D5 --> D13[📊 Theo dõi tiến độ/nhắc việc]
    D13 --> D14[✅ Hoàn tất + lưu trữ]

    E1[📤 Văn bản đi] --> E2{🔍 Nguồn tạo}
    E2 -->|🤖 Tự động từ phê duyệt| E3[📋 Nhận nội dung từ văn bản đến]
    E2 -->|✏️ Soạn thảo thủ công| E4[📝 Soạn thảo nội dung]
    E3 --> E5[📨 Phát hành + lưu trữ]
    E4 --> E6[✅ Duyệt/ban hành]
    E6 --> E5
    
    style D8 fill:#f3e5f5
    style D11 fill:#e8f5e9
    style D12 fill:#ffebee

Loading

👥 5.6. HR Core Workflow

flowchart TD
    H1[🏢 Tạo đơn vị/phòng ban] --> H2[👔 Tạo chức vụ]
    H2 --> H3[👤 Tạo hồ sơ nhân viên]
    H3 --> H4[📋 Cập nhật lịch sử công tác]
    H3 --> H5[🎓 Quản lý chứng chỉ/bằng cấp]
    H6[🔐 Phân quyền người dùng] --> H3
    H7[📄 Nhân viên liên kết với văn bản] --> H8[✍️ Phê duyệt/ký văn bản]
    H3 --> H7
    
    style H3 fill:#e3f2fd
    style H8 fill:#f3e5f5

Loading

🤖 5.7. AI Workflow - Meeting Minutes

flowchart TD
    AI1[📅 Cuộc họp diễn ra] --> AI2[🧙 Mở AI Meeting Wizard]
    AI2 --> AI3[🤖 AI tạo biên bản tự động]
    AI3 --> AI4{👤 Người dùng}
    AI4 -->|✏️ Chỉnh sửa| AI3
    AI4 -->|💾 Lưu làm văn bản đến| AI5[📄 Tạo văn bản đến]
    AI5 --> AI6[📤 Gửi Ban Giám đốc]
    AI6 --> AI7[✍️ Ký số + Phê duyệt]
    AI7 --> AI8[📋 Tạo văn bản đi - Biên bản chính thức]
    AI8 --> AI9[📧 Gửi cho các bên liên quan]
    
    style AI3 fill:#e1f5fe
    style AI7 fill:#f3e5f5
    style AI8 fill:#e8f5e9

Loading

---

⭐ 6. Key Features

🔄 Automated Approval Workflow Request → Document → Approve → Execute ↓ ↓ ↓ ↓ User Auto-gen E-sign Update Benefits: ✅ Giảm thời gian xử lý 80% ✅ Loại bỏ sai sót thủ công ✅ Truy vết đầy đủ lịch sử ✅ Thông báo real-time	🔐 Digital Signature ┌─────────────────────────┐ │ ✍️ Draw Signature │ │ ⏱️ Timestamp │ │ 👤 User Authentication │ │ 🏢 Department Link │ └─────────────────────────┘ Features: ✅ Vẽ chữ ký trực tiếp ✅ Xác thực người ký ✅ Lưu kèm timestamp ✅ Không thể chỉnh sửa
🤖 AI-Powered Assistant AI Feature Use Case 📝 Minutes Tạo biên bản cuộc họp 🕐 Scheduling Gợi ý thời gian phù hợp 📋 Agenda Tạo nội dung chương trình 💬 Chatbot Trợ lý ảo hỗ trợ 24/7 Powered by OpenAI GPT-4	⚡ Smart Automation Automated Tasks: # Auto reminders ✓ Maintenance schedule ✓ Overdue asset lending ✓ Document deadlines # Auto updates ✓ Booking status ✓ Document workflow ✓ Email notifications Cron Jobs: Every 1 hour
🔗 Multi-Platform Integration Google Calendar Sync events Zoom Auto meeting link Email SMTP notifications OpenAI GPT-4 integration

---

⚙️ 8. Installation Guide

🚀 Hướng dẫn cài đặt từ A-Z

📋 7.1. System Requirements

Component	Requirement
OS	Ubuntu 20.04+ / Debian 11+ / WSL2
Python	3.10
PostgreSQL	12+ (via Docker recommended)
RAM	Minimum: 4GB | Recommended: 8GB+
Storage	Minimum: 10GB free space
Browser	Chrome 90+ / Firefox 88+ / Edge 90+

---

🔧 7.2. Quick Start

Step 1️⃣: Clone Repository

git clone https://gitlab.com/anhlta/odoo-fitdnu.git
cd odoo-fitdnu

Step 2️⃣: Install System Dependencies

sudo apt-get update && sudo apt-get install -y \
    libxml2-dev libxslt-dev libldap2-dev libsasl2-dev \
    libssl-dev python3.10-distutils python3.10-dev \
    build-essential libffi-dev zlib1g-dev python3.10-venv \
    libpq-dev wkhtmltopdf

Step 3️⃣: Setup Python Virtual Environment

# Create virtual environment
python3.10 -m venv ./venv

# Activate
source venv/bin/activate  # Linux/Mac
# or
.\venv\Scripts\activate   # Windows

# Install Python packages
pip3 install --upgrade pip
pip3 install -r requirements.txt

Step 4️⃣: Setup Database with Docker

# Install Docker (if not installed)
sudo apt-get install docker.io docker-compose
sudo systemctl start docker
sudo systemctl enable docker

# Start PostgreSQL container
sudo docker-compose up -d

# Verify container is running
sudo docker ps

📦 Docker Compose Configuration

version: '3'
services:
  postgres:
    image: postgres:14
    environment:
      POSTGRES_USER: odoo
      POSTGRES_PASSWORD: odoo
      POSTGRES_DB: postgres
    ports:
      - "5431:5432"
    volumes:
      - postgres_data:/var/lib/postgresql/data

volumes:
  postgres_data:

Step 5️⃣: Configure Odoo

# Copy configuration template
cp odoo.conf.template odoo.conf

Edit odoo.conf:

[options]
addons_path = addons
db_host = localhost
db_password = odoo
db_user = odoo
db_port = 5431
xmlrpc_port = 8069
limit_time_cpu = 600
limit_time_real = 1200
workers = 2

Step 6️⃣: Initialize Database

# First time setup - Install base modules
./odoo-bin -c odoo.conf -d fitdnu_db \
  -i base,nhan_su,quan_ly_van_ban,dnu_meeting_asset

# Wait for installation to complete...

Step 7️⃣: Start Odoo Server

# Normal mode
./odoo-bin -c odoo.conf

# Development mode (with auto-reload)
./odoo-bin -c odoo.conf --dev=all

Step 8️⃣: Access System

🌐 URL:      http://localhost:8069
💾 Database: fitdnu_db
👤 Username: admin
🔑 Password: admin

---

🔌 7.3. Configure Integrations

🤖 OpenAI Integration

1. Login to Odoo as admin
2. Go to Settings → Technical → OpenAI Configuration
3. Enter your OpenAI API Key
4. Select model: gpt-4 or gpt-3.5-turbo
5. Click Save and Test Connection

# Get API key from: https://platform.openai.com/api-keys
OPENAI_API_KEY = "sk-..."

📅 Google Calendar Integration

1. Go to Settings → Integrations → Google Calendar
2. Create OAuth2 credentials at Google Cloud Console
3. Configure callback URL: http://localhost:8069/google_calendar/authentication
4. Enter Client ID and Client Secret
5. Click Connect and authorize

🎥 Zoom Integration

1. Create Zoom App at Zoom Marketplace
2. Get API Key and API Secret
3. In Odoo: Settings → Integrations → Zoom
4. Enter credentials and activate

📧 Email Server Configuration

1. Go to Settings → Technical → Outgoing Mail Servers
2. Create new server with SMTP details:

SMTP Server: smtp.gmail.com
SMTP Port: 587
Security: TLS
Username: your-email@gmail.com
Password: app-password

3. Click Test Connection

---

🔄 7.4. Update & Maintenance

# Update module after code changes
./odoo-bin -c odoo.conf -d fitdnu_db -u dnu_meeting_asset --stop-after-init

# Update multiple modules
./odoo-bin -c odoo.conf -d fitdnu_db \
  -u dnu_meeting_asset,quan_ly_van_ban --stop-after-init

# Clear cache
rm -rf ~/.local/share/Odoo/sessions/*

# Restart Odoo
# Press Ctrl+C to stop, then start again

---

📚 8. User Guide

💡 Hướng dẫn sử dụng các tính năng chính

📅 8.1. Meeting Room Booking with Approval

Step-by-Step Guide

graph LR
    A[Create<br/>Booking] --> B[Auto<br/>Document]
    B --> C[Approve &<br/>Sign]
    C --> D[Confirmed]
    style A fill:#e3f2fd
    style C fill:#f3e5f5
    style D fill:#e8f5e9

Loading

Detailed Steps:

1. Create Booking

   • Navigate to: Meeting Room → Create Booking
   • Fill in: Room, Date/Time, Participants
   • Add meeting purpose and notes

2. Automatic Process

   • System creates incoming document automatically
   • Sends notification to Board of Directors
   • Document code: YC/2026/xxxx

3. Approval

   • Board accesses: Incoming Documents
   • Reviews booking details
   • Signs digitally and approves/rejects

4. Confirmation

   • System creates outgoing document: PD/2026/xxxx
   • Updates booking status → Confirmed
   • Sends email confirmation
   • Syncs with Google Calendar
   • Creates Zoom meeting link

🤖 8.2. AI Meeting Minutes Generation

Using AI Assistant

1. Open AI Wizard

   Meeting Room → [Select Meeting] → AI Meeting Wizard
   

2. Generate Minutes

   • Select: "Create Meeting Minutes"
   • AI analyzes: participants, time, room, purpose
   • Generates complete minutes automatically

3. Review & Edit

   • Review AI-generated content
   • Edit if needed
   • Add additional notes

4. Save as Document

   • Click: "Save as Incoming Document"
   • Document sent to Board for approval
   • After approval → Official document created

AI Features:

Feature	Description
📝 Smart Content	AI understands context and generates appropriate content
🎯 Structured Format	Follows official meeting minutes format
⚡ Fast	Generates in seconds
🔄 Editable	Can be modified before saving

✍️ 8.3. Digital Signature

Signing Documents

┌──────────────────────────────────┐
│   Draw your signature here       │
│                                  │
│   [Signature Canvas]             │
│                                  │
│   [Clear] [Save]                 │
└──────────────────────────────────┘

How to Sign:

1. Open document requiring signature
2. Click "Sign" button
3. Draw signature using mouse/touchscreen
4. Click "Save"
5. Signature is saved with:
   • ✅ Timestamp
   • ✅ User authentication
   • ✅ Department linkage
   • ✅ Cannot be edited

📦 8.4. Asset Lending with Approval

Lending Process

Step	Action	System Response
1️⃣	Create lending request	Check asset availability
2️⃣	Select asset & duration	Auto-create document
3️⃣	Wait for approval	Notification sent
4️⃣	Board approves	Asset status → "Lending"
5️⃣	Use asset	Auto-reminder before due
6️⃣	Return asset	Status → "Available"

Auto-Reminders:

• 📧 3 days before due date
• 📧 On due date
• 📧 After overdue (daily)

⚡ 8.5. Quick Approval

Approve from List View

For Bookings:

Meeting Room → Bookings → Filter: Pending
→ Click [Approve] or [Reject]
→ Enter reason (if rejecting)
→ Done!

For Lending:

Assets → Lending Requests → Filter: Pending
→ Click [Approve] or [Reject]
→ System updates automatically

Benefits:

• ⚡ No need to open document
• 🚀 Batch approval possible
• 📊 Real-time status update
• 📧 Auto-notification

---

🏗️ 9. Project Structure

Business-Internship/
│
├── 📁 addons/                       # Custom Odoo Modules
│   │
│   ├── 📦 nhan_su/                  # HR Management Module
│   │   ├── models/                  # Python models
│   │   │   ├── chuc_vu.py          # Position model
│   │   │   ├── don_vi.py           # Department model
│   │   │   ├── nhan_vien.py        # Employee model
│   │   │   └── lich_su_cong_tac.py # Work history
│   │   ├── views/                   # XML views
│   │   ├── security/                # Access rights
│   │   │   ├── ir.model.access.csv
│   │   │   └── security.xml
│   │   └── data/                    # Master data
│   │
│   ├── 📦 quan_ly_van_ban/          # Document Management
│   │   ├── models/
│   │   │   ├── van_ban_den.py      # Incoming documents + approval
│   │   │   ├── van_ban_di.py       # Outgoing documents
│   │   │   └── van_ban_task.py     # Task reminders
│   │   ├── wizards/
│   │   │   └── van_ban_sign_wizard.py  # Digital signature wizard
│   │   ├── views/
│   │   │   ├── van_ban_den_views.xml
│   │   │   └── van_ban_di_views.xml
│   │   └── data/
│   │       └── sequence.xml         # Document numbering
│   │
│   └── 📦 dnu_meeting_asset/        # Asset & Meeting Module
│       ├── models/
│       │   ├── dnu_asset.py         # Asset management
│       │   ├── dnu_meeting_booking.py  # Meeting booking
│       │   ├── dnu_asset_lending.py    # Asset lending
│       │   ├── openai_service.py    # OpenAI integration
│       │   └── ai_history.py        # AI request logs
│       ├── wizards/
│       │   └── ai_wizard.py         # AI assistant wizard
│       ├── views/
│       │   ├── dnu_meeting_booking_views.xml
│       │   ├── dnu_asset_views.xml
│       │   └── ai_wizard_views.xml
│       ├── data/
│       │   └── openai_data.xml      # OpenAI config
│       ├── static/src/
│       │   ├── js/
│       │   │   └── signature_widget.js  # Signature widget
│       │   └── css/
│       │       └── signature_widget.css
│       └── security/
│           ├── ir.model.access.csv
│           └── security.xml
│
├── 📁 odoo/                         # Odoo Core Framework
├── 📁 doc/                          # Official Documentation
├── 📁 docs/                         # Project Documentation
│   ├── logo/                        # Logos & Images
│   └── projects/                    # Student Projects
│       └── K15/                     # Year 2024 projects
│
├── 📄 odoo-bin                      # Odoo Executable
├── 📄 odoo.conf                     # Configuration File
├── 📄 docker-compose.yml            # Docker PostgreSQL Setup
├── 📄 requirements.txt              # Python Dependencies
└── 📄 README.md                     # This File

📦 Module Dependencies

graph TD
    A[base] --> B[nhan_su]
    A --> C[quan_ly_van_ban]
    A --> D[dnu_meeting_asset]
    B --> C
    B --> D
    C --> D
    
    style A fill:#e3f2fd
    style B fill:#fff3e0
    style C fill:#f3e5f5
    style D fill:#e8f5e9

Loading

---

🔐 10. Access Control & Permissions

Asset & Meeting Management
Meeting User	✅ Create bookings ✅ View own bookings ❌ Cannot approve
Meeting Manager	✅ All Meeting User rights ✅ Manage all bookings ✅ Configure meeting rooms ✅ View reports
Asset User	✅ Create lending requests ✅ View own assets ✅ Return borrowed assets ❌ Cannot manage assets
Asset Manager	✅ All Asset User rights ✅ Create/Edit assets ✅ Assign assets to employees ✅ Manage maintenance ✅ View all reports

Document Management
Document User	✅ View documents ✅ Search & filter ❌ Cannot create/edit
Document Manager	✅ All Document User rights ✅ Create/Edit documents ✅ Assign tasks ✅ Manage document flow ❌ Cannot approve
Document Approver (Board of Directors)	✅ All Document Manager rights ✅ Digital Signature ✅ Approve/Reject requests ✅ Create outgoing documents

Human Resource Management
HR User	✅ View employee information ✅ View departments ❌ Cannot edit
HR Manager	✅ All HR User rights ✅ Create/Edit employees ✅ Manage departments ✅ Manage positions ✅ Work history tracking ✅ Certificate management

🔑 Special Permissions

Permission	Required Role	Description
Digital Signature	Document Approver	Only Board members can sign
AI Features	All Users	Anyone can use AI assistant
Auto Document Creation	System	Triggered by booking/lending
Email Notifications	System	Auto-sent to relevant users

---

🧪 11. Testing & Quality Assurance

🔍 Testing Approval Workflow

# 1. Start test database
./odoo-bin -c odoo.conf -d test_db --test-enable

# 2. Test scenarios

Test Cases:

#	Scenario	Expected Result
1	Create booking	Auto-create incoming document
2	Approve booking	Create outgoing document + update status
3	Reject booking	Send rejection notification
4	Create lending	Check asset availability
5	Overdue lending	Auto-reminder sent
6	AI meeting minutes	Generate content successfully

🤖 Testing AI Features

Steps:

1. Configure OpenAI API key
2. Go to: Settings → Technical → OpenAI Configuration
3. Click "Test Connection"
4. Try each AI feature:
   • ✅ Meeting minutes generation
   • ✅ Smart scheduling
   • ✅ Agenda creation
   • ✅ AI chat
5. Check AI History for logs

Verify:

# Check AI service status
Settings → Technical → AI History
→ View request/response logs
→ Check success rate

✍️ Testing Digital Signature

1. Open incoming document
2. Click "Sign" button
3. Draw signature
4. Save and verify:
   • ✅ Signature image saved
   • ✅ Timestamp recorded
   • ✅ User info linked
   • ✅ Cannot edit after saving

---

🐛 12. Troubleshooting

❌ Common Issues & Solutions

🔴 Database Connection Failed

# Check PostgreSQL container
sudo docker ps

# Expected output:
CONTAINER ID   IMAGE         STATUS
xxxxx          postgres:14   Up 10 minutes

# If not running:
sudo docker-compose up -d

# Check port:
sudo netstat -tulpn | grep 5431

🔴 Module Not Loading

# Option 1: Upgrade module
./odoo-bin -c odoo.conf -d your_db -u module_name --stop-after-init

# Option 2: Clear cache
rm -rf ~/.local/share/Odoo/sessions/*
rm -rf ~/.local/share/Odoo/filestore/*

# Option 3: Reinstall
./odoo-bin -c odoo.conf -d your_db -i module_name --stop-after-init

🔴 OpenAI Not Working

Checklist:

• ✅ API key configured correctly
• ✅ Internet connection available
• ✅ API key has credits
• ✅ Model name correct (gpt-4 or gpt-3.5-turbo)

# Test API key manually
curl https://api.openai.com/v1/models \
  -H "Authorization: Bearer YOUR_API_KEY"

# Check Odoo logs
tail -f /var/log/odoo/odoo.log | grep -i "openai"

🔴 Digital Signature Not Showing

# Clear browser cache
Ctrl + Shift + Delete

# Check JavaScript console
F12 → Console → Look for errors

# Upgrade module
./odoo-bin -c odoo.conf -d your_db -u quan_ly_van_ban --stop-after-init

# Check static files
ls -la addons/dnu_meeting_asset/static/src/js/

🔴 Email Not Sending

Check:

1. SMTP server configured: Settings → Technical → Outgoing Mail Servers
2. Test connection in Odoo
3. Check firewall: port 587 or 465 open
4. Gmail users: Use app password, not regular password

📊 Performance Optimization

Database Optimization

-- Connect to PostgreSQL
sudo docker exec -it postgres_container psql -U odoo

-- Reindex database
REINDEX DATABASE your_db_name;

-- Vacuum analyze
VACUUM ANALYZE;

-- Check database size
SELECT pg_database.datname, 
       pg_size_pretty(pg_database_size(pg_database.datname)) AS size
FROM pg_database;

Odoo Configuration for Production

# odoo.conf - Production settings
[options]
workers = 4                      # CPU cores * 2
max_cron_threads = 2
limit_memory_hard = 2684354560   # 2.5 GB
limit_memory_soft = 2147483648   # 2 GB
limit_time_cpu = 600
limit_time_real = 1200
db_maxconn = 64

Performance Tips:

• ✅ Use workers > 0 for production
• ✅ Set memory limits to prevent crashes
• ✅ Regular database vacuum
• ✅ Monitor logs for slow queries
• ✅ Use PostgreSQL 14+ for better performance

---

🤝 13. Contributing Guide

🎯 Hướng dẫn đóng góp cho dự án

📝 Coding Standards

Python (PEP 8) # Good ✅ class AssetLending(models.Model): _name = 'dnu.asset.lending' _description = 'Asset Lending' def action_approve(self): """Approve lending request""" self.state = 'approved'

JavaScript (ES6+) // Good ✅ const signatureWidget = { init() { this.canvas = document.getElementById('canvas'); this.context = this.canvas.getContext('2d'); }, clear() { this.context.clearRect(0, 0, width, height); } };

General Rules:

• ✅ Use meaningful variable/function names
• ✅ Add docstrings for Python functions
• ✅ Comment complex logic
• ✅ Follow existing code style
• ✅ Write modular, reusable code

---

🔄 Git Workflow

gitGraph
    commit id: "main"
    branch feature/booking-approval
    checkout feature/booking-approval
    commit id: "Add booking model"
    commit id: "Add approval logic"
    commit id: "Add tests"
    checkout main
    merge feature/booking-approval
    commit id: "Release v1.1"

Loading

Steps:

# 1. Create feature branch
git checkout -b feature/your-feature-name

# 2. Make changes and commit
git add .
git commit -m "feat: add new feature description"

# 3. Push to remote
git push origin feature/your-feature-name

# 4. Create Merge Request on GitLab
# Go to: https://gitlab.com/anhlta/odoo-fitdnu
# Click: "Create Merge Request"

---

💬 Commit Message Convention

We follow Conventional Commits standard:

<type>(<scope>): <subject>

<body>

<footer>

Types:

Type	Description	Example
feat	New feature	feat(asset): add lending approval
fix	Bug fix	fix(booking): resolve conflict check
docs	Documentation	docs(readme): update install guide
style	Code formatting	style: apply PEP8 formatting
refactor	Code restructuring	refactor(meeting): optimize query
test	Add tests	test(lending): add approval tests
chore	Dependencies, configs	chore: update requirements.txt
perf	Performance improvement	perf(asset): optimize search

Examples:

# Good ✅
git commit -m "feat(ai): add meeting minutes generator"
git commit -m "fix(signature): resolve canvas size issue"
git commit -m "docs: update API documentation"

# Bad ❌
git commit -m "update"
git commit -m "fix bug"
git commit -m "changes"

---

🧪 Testing Before Commit

Checklist:

# 1. Check Python syntax
python -m py_compile addons/your_module/**/*.py

# 2. Test module installation
./odoo-bin -c odoo.conf -d test_db -i your_module --stop-after-init

# 3. Test module upgrade
./odoo-bin -c odoo.conf -d test_db -u your_module --stop-after-init

# 4. Check for errors
tail -f odoo.log | grep -i error

# 5. Test in browser
# - Clear cache (Ctrl + Shift + Delete)
# - Test functionality
# - Check JavaScript console (F12)

---

📦 Pull Request Guidelines

PR Title Format:

[Module] Brief description

Example:
[dnu_meeting_asset] Add AI meeting minutes generation
[quan_ly_van_ban] Implement digital signature

PR Description Template:

## Description
Brief description of what this PR does

## Changes
- Added feature X
- Fixed bug Y
- Updated documentation Z

## Screenshots
(If applicable, add screenshots)

## Testing
- [ ] Tested locally
- [ ] Module installs correctly
- [ ] No console errors
- [ ] All features working

## Related Issues
Closes #123

---

🎨 Code Review Checklist

For Reviewers:

• Code follows style guidelines
• Changes are well documented
• No hardcoded values
• Security: no SQL injection risks
• Performance: no N+1 queries
• i18n: strings are translatable
• Tests pass successfully
• Documentation updated

---

📞 14. Support & Community

🌟 Get Help & Stay Connected

Email aiotlab@dainam.edu.vn

Facebook AIoTLab DNU

Website DaiNam University

GitLab odoo-fitdnu

---

📚 Resources

Resource	Link
Odoo Documentation	📖 docs.odoo.com
Python 3.10 Docs	📖 docs.python.org
PostgreSQL Guide	📖 postgresql.org
OpenAI API	📖 platform.openai.com

---

🐛 Report Issues

Found a bug? Have a suggestion?

1. Check existing issues
2. If not found, create new issue
3. Provide details:
   • Steps to reproduce
   • Expected vs actual behavior
   • Screenshots if applicable
   • Environment (OS, Python version, etc.)

---

💼 For Students

Internship Opportunities:

• 📧 Contact: aiotlab@dainam.edu.vn
• 📅 Duration: 12 weeks
• 🎯 Topics: ERP Development, AI Integration, Business Process

Requirements:

• Basic Python & JavaScript knowledge
• Interest in ERP systems
• Willing to learn Odoo framework

---

📜 15. License & Copyright

Copyright © 2024 AIoTLab
Faculty of Information Technology
DaiNam University

All rights reserved.

License Information:

• This project is proprietary software for educational purposes
• Based on Odoo Community Edition (LGPL v3)
• Custom modules are property of DaiNam University
• For commercial use, contact: aiotlab@dainam.edu.vn

---

🙏 16. Acknowledgments

Special Thanks To:

• 🎓 DaiNam University - For providing resources and support
• 👥 Faculty of Information Technology - For guidance and mentorship
• 🧑‍💻 Odoo Community - For the amazing open-source platform
• 🤖 OpenAI - For GPT-4 API integration
• 👨‍🎓 Students - For testing and feedback

---

⭐ Star This Project

If you find this project helpful, please give it a ⭐ on GitLab!

---

Made with ❤️ by AIoTLab - DaiNam University

Last Updated: January 2026

---