Deutsche E-Rechnungs-Compliance — Leitfaden

Praxisleitfaden für die korrekte Erstellung elektronischer Rechnungen mit dem einvoice-mcp Server nach EN 16931, XRechnung 3.0 und ZUGFeRD 2.x.

Welcher Rechnungstyp (TypeCode)?

Standardlieferung/-leistung?
├── Ja → 380 (Handelsrechnung)
└── Nein
    ├── Korrektur einer Rechnung?
    │   ├── Zugunsten des Käufers (Retoure, Rabatt) → 381 (Gutschrift)
    │   └── Fehlerhafte Daten ersetzen → 384 (Korrekturrechnung)
    ├── Teilleistung/Abschlag?
    │   ├── Abschlag VOR Leistung → 876 (Vorauszahlungsrechnung)
    │   ├── Teilleistung erbracht → 875 (Teilrechnung)
    │   └── Endabrechnung → 877 (Schlussrechnung)
    └── Käufer stellt Rechnung? → 389 (Selbstfakturiert)

Pflichtfelder je TypeCode

TypeCode	BT-25 (Vorherige Rechnungsnr.)	BT-12 (Vertragsnr.)	BT-22 (Hinweis)
380	—	empfohlen	—
381	PFLICHT	—	empfohlen (Grund)
384	PFLICHT	—	empfohlen (Korrekturgrund)
875	—	empfohlen	empfohlen (Leistungsstand)
876	—	empfohlen	empfohlen (Abschlagsnr.)
877	—	empfohlen	empfohlen (Auflistung Abschläge)
389	—	empfohlen	empfohlen

Umsatzsteuer-Kategorien — Entscheidungsbaum

Lieferung/Leistung an Unternehmer?
├── Nein (Privatperson)
│   ├── Steuerpflicht? → S (Standard: 19% oder 7%)
│   ├── Befreit (§4 UStG)? → E (Exempt)
│   └── Kleinunternehmer (§19)? → E + Hinweis
├── Ja (Unternehmer, INLAND)
│   ├── Reguläre Lieferung → S (Standard)
│   ├── §13b UStG (Reverse Charge) → AE
│   └── §4 UStG Befreiung → E
├── Ja (Unternehmer, EU-AUSLAND)
│   ├── Innergemeinschaftliche Lieferung → K (§4 Nr. 1b UStG)
│   └── §13b grenzüberschreitend → AE
└── Ja (DRITTLAND)
    └── Ausfuhrlieferung → G (§4 Nr. 1a UStG)

Kategorie-Details

Code	Name	Steuersatz	§-Grundlage	Pflichtfelder
S	Standard	19% oder 7%	§12 UStG	—
Z	Nullsatz	0%	—	—
E	Befreit	0%	§4 UStG	BT-120 (Befreiungsgrund), BT-121 (Code)
AE	Reverse Charge	0%	§13b UStG	BT-31 (Verkäufer USt-IdNr.), BT-48 (Käufer USt-IdNr.)
K	Innergemeinschaftlich	0%	§4/1b UStG	BT-48 (Käufer USt-IdNr.), verschiedene Länder
G	Ausfuhr	0%	§4/1a UStG	Nachweis der Ausfuhr
O	Nicht steuerbar	—	—	—
L	Kanarische Inseln	IGIC	—	—
M	Ceuta/Melilla	IPSI	—	—

Ermäßigter Steuersatz (7%)

Gilt für (§12 Abs. 2 UStG):

Lebensmittel (außer Getränke und Gastronomie)
Bücher, Zeitungen, Zeitschriften
Kunstgegenstände
Personenbeförderung im Nahverkehr
Eintrittskarten (Theater, Konzerte, Museen)
Beherbergungsleistungen
Landwirtschaftliche Erzeugnisse

Leitweg-ID (BT-10) — Pflicht bei XRechnung

Format

[Grobadresse]-[Feinadresse]-[Prüfziffer]
Beispiel: 04011000-12345-67

Grobadresse: Identifiziert die übergeordnete Behörde (z.B. Bundesland, Kommune)
Feinadresse: Identifiziert die einzelne Dienststelle
Prüfziffer: 2-stellig, Modulo 97-Verfahren

Wo finde ich die Leitweg-ID?

Vergabeunterlagen: In der Auftragserteilung angegeben
Auftraggeber direkt fragen: Die Behörde ist verpflichtet, sie mitzuteilen
E-Rechnungsportale: ZRE (Zentraler Rechnungseingang) bzw. OZG-RE der Länder

Häufige Fehler

Leitweg-ID vergessen → XRechnung wird abgelehnt
Format falsch (keine Bindestriche) → Validierungsfehler
Leitweg-ID des falschen Auftraggebers → Rechnung erreicht falsche Stelle

Zahlungsarten (PaymentMeansCode)

Code	Zahlungsart	Zusätzliche Pflichtfelder
58	SEPA-Überweisung	BT-84 (IBAN), optional BT-86 (BIC)
59	SEPA-Lastschrift	BT-89 (Mandatsreferenz), BT-91 (Käufer-IBAN)
48	Kreditkarte	BT-87 (PAN, letzte 4-6 Stellen)
30	Banküberweisung	BT-84 (IBAN)
1	Nicht festgelegt	—
10	Bar	—
49	Abbuchung	BT-84 (IBAN)
57	Dauerauftrag	BT-84 (IBAN)
68	Online-Zahlung	—

SEPA-Überweisung (empfohlen für B2B/B2G)

payment_means_type_code: '58'
seller_iban: 'DE89370400440532013000'
seller_bic: 'COBADEFFXXX'  # optional bei DE-IBAN

SEPA-Lastschrift

payment_means_type_code: '59'
mandate_reference_id: 'MREF-2026-001'
buyer_iban: 'DE89370400440532013000'

Reverse Charge (§13b UStG)

Wann gilt Reverse Charge?

§13b Abs. 1: Leistender im EU-Ausland, Empfänger ist Unternehmer
§13b Abs. 2 Nr. 1: Werklieferungen eines EU-Unternehmers
§13b Abs. 2 Nr. 4: Bauleistungen (auch inländisch!)
§13b Abs. 2 Nr. 5: Gebäudereinigung
§13b Abs. 2 Nr. 6: Lieferung von Gold
§13b Abs. 2 Nr. 10: Handylieferungen > 5.000€
§13b Abs. 2 Nr. 11: Metalle (Anlage 4 UStG)

Pflichtangaben auf der Rechnung

Kategorie: AE für alle Positionen
Steuersatz: 0.00
Verkäufer USt-IdNr. (BT-31): Pflicht
Käufer USt-IdNr. (BT-48): Pflicht
Hinweis: „Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers" (§14a Abs. 5 UStG)
Befreiungscode: vatex-eu-ae

Hinweis: Inländischer Reverse Charge

Bei Bauleistungen (§13b Abs. 2 Nr. 4) und Gebäudereinigung (Nr. 5) ist Reverse Charge auch bei gleichem Land möglich. Der MCP-Server gibt bei gleichem Ländercode eine Warnung (advisory), keinen Fehler.

Innergemeinschaftliche Lieferung (§4 Nr. 1b UStG)

Voraussetzungen

Lieferung eines Gegenstands (keine Dienstleistung)
Verkäufer und Käufer in verschiedenen EU-Ländern
Käufer ist Unternehmer mit gültiger USt-IdNr.
Gegenstand wird in anderen EU-Staat befördert

Pflichtangaben

Kategorie: K
Steuersatz: 0.00
Käufer USt-IdNr. (BT-48): Pflicht
Befreiungscode: vatex-eu-ic
Befreiungsgrund (BT-120): empfohlen

Zusammenfassende Meldung (ZM)

Innergemeinschaftliche Lieferungen müssen in der ZM an das BZSt gemeldet werden (§18a UStG). Dies liegt außerhalb des Funktionsumfangs des MCP-Servers.

Kleinunternehmerregelung (§19 UStG)

Wann anwendbar?

Vorjahresumsatz ≤ 22.000€ UND
Voraussichtlicher Umsatz im laufenden Jahr ≤ 50.000€

Rechnungsstellung

Kategorie: E (Exempt)
Steuersatz: nicht ausweisen (0% oder weglassen)
Pflichthinweis (BT-120): „Kein Ausweis der Umsatzsteuer aufgrund Anwendung der Kleinunternehmerregelung gem. §19 UStG"
Befreiungscode (BT-121): vatex-eu-132

Achtung

Kein Vorsteuerabzug für Kleinunternehmer
Optionale USt-IdNr. trotzdem empfohlen für EU-Geschäfte

Kleinbetragsrechnung (§33 UStDV)

Für Rechnungen ≤ 250€ brutto gelten vereinfachte Anforderungen:

Mindestangaben

Name und Anschrift des Verkäufers
Menge und Art der Lieferung/Leistung
Bruttobetrag und Steuersatz

Nicht erforderlich

Name/Anschrift des Käufers
Rechnungsnummer (aber empfohlen!)
Nettobetrag
Steuerbetrag einzeln ausgewiesen

Der MCP-Server gibt bei Rechnungen ≤ 250€ einen informativen Hinweis aus.

Skonto (Zahlungsabzug)

Darstellung in XRechnung

skonto_percent: 2.0
skonto_days: 10
skonto_base_amount: 1190.00  # optional, Standard: Gesamtbetrag
payment_terms_text: '2% Skonto bei Zahlung innerhalb von 10 Tagen, 30 Tage netto'

Berechnung

Skontobasis: Bruttobetrag (inkl. USt) oder Nettobetrag je nach Vereinbarung
Steuerliche Wirkung: Skonto mindert die Bemessungsgrundlage (§17 Abs. 1 UStG)
Der MCP-Server berechnet den Skontobetrag automatisch im CII-XML

Handwerkerrechnung (§35a EStG)

Steuerermäßigung für den Kunden

20% der Arbeitskosten absetzbar (max. 1.200€/Jahr)
Gilt für Renovierung, Erhaltung, Modernisierung des Haushalts

Pflichten des Handwerkers

Getrennte Ausweisung: Arbeitskosten und Materialkosten separat
Leistungsort: Adresse des Kundenhaushalts angeben
Banküberweisung: Keine Barzahlung (§35a Abs. 5 Satz 3 EStG)!
Rechnung: Formelle Rechnung nach §14 UStG

Umsetzung im MCP-Server

Separate Positionen für Arbeit (unit_code: 'HUR') und Material
delivery_location_*: Adresse des Kundenhaushalts
payment_means_type_code: '58' (SEPA-Überweisung)
invoice_note: Summe der Arbeitskosten als Hinweis

Pflichtfelder-Checkliste: XRechnung 3.0

Immer erforderlich

XRechnung-spezifisch (BR-DE-Regeln)

BT-41: Ansprechpartner Verkäufer (BR-DE-5)
BT-42: Telefon Verkäufer (BR-DE-6)
BT-43: E-Mail Verkäufer (BR-DE-7)
BT-20: Zahlungsbedingungen (BR-DE-15)
BT-71 oder BT-73/74: Lieferdatum oder Leistungszeitraum

Bei SEPA-Überweisung

BT-84: IBAN des Verkäufers (BR-DE-23)

Bei SEPA-Lastschrift

BT-89: Mandatsreferenz (BR-DE-24)
BT-91: IBAN des Käufers (BR-DE-24)

Bei Steuerbefreiung (Kategorie E)

BT-120: Befreiungsgrund (BR-E-10)
BT-121: Befreiungscode

Bei Gutschrift/Korrektur (381/384)

BT-25: Vorherige Rechnungsnummer

Profil-Auswahl

Szenario	Profil	Erklärung
Rechnung an Behörde	`XRECHNUNG`	Pflicht seit 2020 (E-Rechnungsverordnung)
Rechnung an Unternehmen	`ZUGFERD_EN16931`	Empfohlen ab 2027 (B2B-Pflicht)
Vereinfachte B2B-Rechnung	`ZUGFERD_BASIC`	Weniger Felder, einfacherer Einstieg
Erweiterte B2B-Rechnung	`ZUGFERD_EXTENDED`	Zusätzliche Felder über EN 16931 hinaus

Fristen und Pflichten

Datum	Pflicht	Grundlage
27.11.2020	E-Rechnung an Bundesbehörden	E-Rechnungsverordnung
01.01.2025	E-Rechnung empfangen (alle B2B)	BMF 2024-11-15
01.01.2027	E-Rechnung senden (Umsatz > 800K)	Wachstumschancengesetz
01.01.2028	E-Rechnung senden (alle)	Wachstumschancengesetz

Häufige Fehler und Lösungen

1. „Leitweg-ID fehlt"

→ buyer_reference oder leitweg_id setzen (fragen Sie den Auftraggeber)

2. „BT-31 oder BT-32 fehlt"

→ seller_tax_id (USt-IdNr.) oder seller_tax_number (Steuernummer) angeben

3. „Lieferdatum fehlt"

→ delivery_date oder service_period_start/service_period_end setzen

4. „Ansprechpartner fehlt (BR-DE-5)"

→ seller_contact_name, seller_contact_phone, seller_contact_email setzen

5. „KoSIT-Validator nicht erreichbar"

→ make docker-up ausführen, warten bis Container healthy ist

6. „IBAN-Format ungültig"

→ IBAN ohne Leerzeichen angeben: DE89370400440532013000

7. „Reverse Charge: Käufer-USt-IdNr. fehlt"

→ buyer_tax_id mit EU-USt-IdNr. des Käufers setzen

Praxisbeispiele

Beispiel 1: Reverse Charge — Bauleistung (§13b Abs. 2 Nr. 4)

Ein Subunternehmer (DE) erbringt Bauleistungen an ein Bauunternehmen (DE).

Erstelle eine XRechnung:
- Rechnungsnummer: RC-2026-001
- Verkäufer: SubBau GmbH, Berliner Str. 10, 10115 Berlin, USt-IdNr. DE111222333
- Käufer: HauptBau AG, Münchner Str. 5, 80331 München, USt-IdNr. DE444555666
- Position: Estricharbeiten, 200 m², 45.00 EUR/m², Steuer: AE (0%)
- Steuerbefreiung: "Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers gem. §13b Abs. 2 Nr. 4 UStG"
- Befreiungscode: vatex-eu-ae
- Lieferdatum: 2026-02-28
- SEPA-Überweisung mit IBAN DE89370400440532013000

Ergebnis:

Netto: 9.000,00 EUR
USt: 0,00 EUR (Käufer schuldet die Steuer)
Brutto: 9.000,00 EUR

Beispiel 2: Innergemeinschaftliche Lieferung (§4 Nr. 1b)

Deutsche Firma liefert Maschinen an französische Firma.

Erstelle eine XRechnung:
- Rechnungsnummer: IC-2026-001
- Verkäufer: TechMaschinen GmbH, Industriestr. 1, 70173 Stuttgart, USt-IdNr. DE777888999
- Käufer: Machines SARL, 15 Rue de l'Industrie, 75001 Paris, FR, USt-IdNr. FR12345678901
- Position: CNC-Fräsmaschine, 1 Stück, 45000.00 EUR, Steuer: K (0%)
- Steuerbefreiung: "Innergemeinschaftliche Lieferung gem. §4 Nr. 1b UStG"
- Befreiungscode: vatex-eu-ic

Wichtig: Käufer-Land (FR) ≠ Verkäufer-Land (DE). Der MCP-Server prüft dies automatisch.

Beispiel 3: Kleinunternehmer (§19 UStG)

Freiberufler ohne USt-Ausweis.

Erstelle eine XRechnung:
- Rechnungsnummer: KU-2026-001
- Verkäufer: Max Mustermann, Goethestr. 5, 10117 Berlin (Steuernr. 27/123/45678)
- Käufer: Stadtverwaltung Berlin, Rathausstr. 15, 10178 Berlin
- Position: Grafikdesign, 20 Stunden, 50.00 EUR/h, Steuer: E (0%)
- Steuerbefreiung: "Kein Ausweis der Umsatzsteuer aufgrund Anwendung der Kleinunternehmerregelung gem. §19 UStG"
- Befreiungscode: vatex-eu-132
- Leitweg-ID: 11-1234567-89

Hinweis: Statt seller_tax_id wird seller_tax_number verwendet.

Beispiel 4: Korrekturrechnung (TypeCode 384)

Fehlerhafte Rechnung RE-2025-099 korrigieren.

Erstelle eine XRechnung:
- Rechnungsnummer: KR-2026-001
- TypeCode: 384
- Vorherige Rechnungsnummer: RE-2025-099
- Hinweis: "Korrektur der Rechnung RE-2025-099 — Leistungszeitraum korrigiert"
- [restliche Daten wie in der Originalrechnung, aber mit korrigierten Werten]

Beispiel 5: Abschlagsrechnung (TypeCode 875/876/877)

Bauvorhaben mit drei Abschlägen und Schlussrechnung.

# 1. Abschlag (Vorauszahlung vor Leistungsbeginn)
TypeCode: 876
contract_reference: BAU-2026-001
invoice_note: "1. Abschlag — 30% der Auftragssumme"

# 2. Abschlag (Teilleistung erbracht)
TypeCode: 875
contract_reference: BAU-2026-001
invoice_note: "2. Abschlag — Rohbau fertiggestellt (50%)"

# 3. Schlussrechnung
TypeCode: 877
contract_reference: BAU-2026-001
invoice_note: "Schlussrechnung — Abzüglich 1. Abschlag (30.000€) und 2. Abschlag (50.000€)"

Validierungsfehler verstehen

KoSIT-Fehlermeldungen

KoSIT-Code	Bedeutung	Lösung
`BR-DE-1`	Leitweg-ID fehlt oder ungültig	`leitweg_id` korrekt setzen
`BR-DE-5`	Verkäufer-Kontakt fehlt	`seller_contact_name` setzen
`BR-DE-6`	Verkäufer-Telefon fehlt	`seller_contact_phone` setzen
`BR-DE-7`	Verkäufer-E-Mail fehlt	`seller_contact_email` setzen
`BR-DE-15`	Zahlungsbedingungen fehlen	`payment_terms_text` setzen
`BR-DE-17`	Lieferdatum fehlt	`delivery_date` oder `service_period_*` setzen
`BR-DE-23`	Keine IBAN bei SEPA-Zahlung	`seller_iban` setzen
`BR-DE-24`	Keine Mandatsreferenz bei Lastschrift	`mandate_reference_id` setzen
`BR-CO-13`	Nettobetrag stimmt nicht	Positionen und Zu-/Abschläge prüfen
`BR-CO-14`	Steuerbetrag stimmt nicht	Rundungsprobleme bei gemischten Sätzen
`BR-E-10`	Befreiungsgrund fehlt bei Kategorie E	`tax_exemption_reason` setzen
`BR-AE-10`	Reverse Charge ohne Käufer-USt-IdNr.	`buyer_tax_id` setzen
`BR-IC-10`	IC-Lieferung ohne Käufer-USt-IdNr.	`buyer_tax_id` setzen

UBL-Format-Fehler

Wenn Sie die Fehlermeldung „UBL-Format erkannt" erhalten, bedeutet dies, dass die XML-Datei im UBL-Format (Universal Business Language) vorliegt. Dieses Tool unterstützt nur CII (Cross Industry Invoice). UBL-Rechnungen müssen zunächst konvertiert werden.

Weiterführende Ressourcen

XRechnung 3.0 Spezifikation: koordinierungsstelle.gv.at
EN 16931 Richtlinie: EU-Norm für elektronische Rechnungsstellung
KoSIT Validator: github.com/itplr-kosit/validator
Leitweg-ID-Register: Über die jeweiligen Landesportale
BMF-Schreiben 2024-11-15: Pflicht zur E-Rechnung im B2B-Bereich

Dieses Dokument wird regelmäßig aktualisiert. Stand: März 2026.

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